Vous versez, puis vous espérez
Une subvention de campagne virée au point de vente se mêle à sa trésorerie. Ce qu’elle a payé, vous le découvrez à la clôture.
Attribuez en quelques clics un budget prêt à l’emploi à chacun de vos partenaires. Ils peuvent agir immédiatement, sans avancer les frais ; chaque euro reste réservé à l’objectif que vous avez défini. Simple pour eux, transparent pour vous.
Montants donnés à titre d’exemple.
Le point de départ
Elles n’ont rien à voir avec la bonne volonté de vos équipes. C’est le circuit qui est mal posé.
Une subvention de campagne virée au point de vente se mêle à sa trésorerie. Ce qu’elle a payé, vous le découvrez à la clôture.
Le partenaire avance, envoie ses factures, relance. Votre équipe vérifie chaque pièce avant de rembourser.
Une note de cadrage est lue de cent façons. Un plafond dépassé se négocie après coup, pas avant.
Vous n’avez pas à surveiller les dépenses une par une : ce qui sort du cadre est refusé au moment du paiement.
1 500,00 € par partenaire pour l’opération, identique ou modulée selon la taille du point de vente.
L’imprimeur, l’agence, le fournisseur de PLV que vous avez référencés, ou une catégorie de commerces.
Les six semaines de la campagne, un trimestre, l’année.
La tête de réseau voit tout ; chaque point de vente voit son enveloppe et ses paiements.
Mise en place
Le calendrier se fixe au premier échange, selon le nombre de bénéficiaires et les échanges avec votre système d’information.
Un fichier des partenaires concernés. Un compte est ouvert au nom de chacun.
Montant, prestataires, période, moyens de paiement. Elles s’appliquent avant chaque dépense, partout de la même façon.
Vous apportez les fonds, ou vous réunissez les contributions des membres. Chaque point de vente paie avec sa carte.
Chaque paiement en temps réel, point de vente par point de vente. Vous clôturez l’opération avec les soldes.
Côté comptabilité, chaque paiement arrive avec son montant, son fournisseur, sa date et la règle appliquée. Vos exports servent tels quels pour la clôture et pour un contrôle.
La preuve porte sur le paiement : montant, fournisseur, date et règle appliquée. Elle ne démontre pas à elle seule la réalisation d’une campagne. Le rôle de chaque financeur, l’organisation de la collecte et la clôture se précisent lors du premier échange.
Dites-nous qui finance, qui utilise les fonds, et ce que le programme doit permettre de payer.