Le trajet bloque avant le premier cours
L’apprenant doit avancer le billet et la première semaine d’hébergement. Certains ne commencent jamais.
Vous ouvrez une enveloppe par apprenant, avec son compte et sa carte, pour la durée du parcours. Elle ne sort que pour les dépenses que vous avez prévues, chez les fournisseurs que vous avez retenus. Vous voyez chaque paiement au moment où il a lieu, et vous rendez compte au financeur avec ces enregistrements.
Montants donnés à titre d’exemple.
Le point de départ
Elles n’ont rien à voir avec la bonne volonté de vos équipes. C’est le circuit qui est mal posé.
L’apprenant doit avancer le billet et la première semaine d’hébergement. Certains ne commencent jamais.
Tickets, factures, attestations : l’équipe trie, vérifie, rembourse. Chaque parcours devient un dossier de plus.
Un virement mensuel ne sait pas qu’une formation s’est arrêtée. Le trop-versé se récupère mal.
Vous n’avez pas à surveiller les dépenses une par une : ce qui sort du cadre est refusé au moment du paiement.
600,00 € par apprenant pour le transport et l’hébergement, libérés aux dates prévues.
Transport, hébergement, manuels, équipement : les catégories que le financeur a retenues, chez les fournisseurs autorisés.
Du premier jour du parcours au dernier. Après la date de fin, plus rien ne sort.
Carte en magasin et en ligne, paiement d’un billet, retraits ou non.
Mise en place
Le calendrier se fixe au premier échange, selon le nombre de bénéficiaires et les échanges avec votre système d’information.
Un fichier par promotion ou par parcours. Un compte est ouvert au nom de chacun.
Montant, dépenses éligibles, dates, moyens de paiement. Elles s’appliquent avant chaque dépense.
Le financeur alimente le programme. L’apprenant paie son billet dès la première date prévue.
Chaque paiement en temps réel. Présence et résultats pédagogiques restent documentés à part.
Côté comptabilité, chaque paiement arrive avec son montant, son fournisseur, sa date et la règle appliquée. Vos exports servent tels quels pour la clôture et pour un contrôle.
Forfait mobilités durables, titre-mobilité et financement de formation ne constituent pas un régime unique. Nous regardons chaque programme avec vous, régime par régime. Le financeur du service est identifié au premier échange.
Dites-nous qui finance, qui utilise les fonds, et ce que le programme doit permettre de payer.