Le rapport d’activité arrive un an après
Vous avez versé en janvier. Ce que l’argent a payé, vous le lisez dans un document rédigé en décembre.
Vous fléchez un financement sur une action, avec son enveloppe, son compte et sa carte. Il ne sort que chez les fournisseurs de l’action, sur la durée du projet. Chaque contributeur voit les paiements qu’il a financés, selon ses droits.
Montants donnés à titre d’exemple.
Le point de départ
Elles n’ont rien à voir avec la bonne volonté de vos équipes. C’est le circuit qui est mal posé.
Vous avez versé en janvier. Ce que l’argent a payé, vous le lisez dans un document rédigé en décembre.
Les apports se fondent dans la trésorerie de l’association. Personne ne peut dire quel euro a payé quoi.
Chaque financeur demande son tableau et ses justificatifs, dans son format. L’équipe reconstitue les paiements après coup.
Vous n’avez pas à surveiller les dépenses une par une : ce qui sort du cadre est refusé au moment du paiement.
5 000,00 € pour l’équipement d’un atelier, apportés par un ou plusieurs mécènes.
Les fournisseurs prévus au budget du projet, ou des catégories de dépenses éligibles.
Le calendrier de l’action, avec une date de fin après laquelle plus rien ne sort.
Les paiements qu’il a financés et la règle appliquée, sans accès aux dossiers des personnes soutenues.
Mise en place
Le calendrier se fixe au premier échange, selon le nombre de bénéficiaires et les échanges avec votre système d’information.
L’objet financé, la structure qui la porte, les fournisseurs et le calendrier. Les rôles sont écrits.
Chaque mécène vire sa part. Les apports forment une enveloppe unique, rattachée à l’action.
Avec le compte et la carte de l’action, chez les fournisseurs autorisés. Rien n’est avancé par les bénévoles.
Les paiements, en temps réel, selon les droits de chaque contributeur. La clôture s’appuie sur ces enregistrements.
Côté comptabilité, chaque paiement arrive avec son montant, son fournisseur, sa date et la règle appliquée. Vos exports servent tels quels pour la clôture et pour un contrôle.
La preuve porte sur les paiements, pas sur l’impact social de l’action. L’affectation suit une convention et des rapprochements. L’habilitation à délivrer des reçus fiscaux reste celle de votre structure.
Dites-nous qui finance, qui utilise les fonds, et ce que le programme doit permettre de payer.